Einführung der eAkte

Neue elektronische Aktenführung im Jobcenter Kreis Paderborn

Mit Hilfe der elektronischen Akte wird seit dem 6. März im Jobcenter Kreis Paderborn die klassische Aktenhaltung nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister – Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren.

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht erst geholt werden muss. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Kundinnen und Kunden sollten daher im Regelfall Kopien ihrer Unterlagen einreichen, sofern nicht ausdrücklich ein Original angefordert wurde. Es besteht auch weiterhin die Möglichkeit, die Unterlagen eingescannt per E-Mail zu senden.